Le passage du papier au numérique

Nous vivons dans une ère de plus en plus numérique. Beaucoup de choses sont transférées du papier au numérique. Les dossiers chez le médecin mais aussi le journal apparaissent de plus en plus numériques. Et qu'en est-il de la signature des lettres ? De nombreuses institutions fournissent une adresse électronique où vous pouvez envoyer le document signé. C'est beaucoup plus rapide que le bon vieux pigeon voyageur ! Pourtant, la numérisation des données suscite encore beaucoup de résistance chez les personnes âgées. Ils souhaitent souvent payer par courrier ou avec un bulletin de versement plutôt que par internet. Mais rien ne se lit aussi agréablement qu'un journal en papier.

Comment passer du papier au numérique ?

Si vous voulez commencer à passer du papier au numérique, vous devez d'abord vous assurer que tout est disponible sous forme numérique. Pour ce faire, vous pouvez, par exemple, numériser les papiers de votre dossier dans l'ordinateur. De nos jours, vous pouvez également les placer dans le nuage. Cela permet d'économiser de l'espace de stockage sur l'ordinateur. Mais cela permet également d'économiser des étagères dans votre placard. Vous pouvez donc stocker davantage de vos affaires. Les avis sont partagés sur le passage du papier au numérique, mais la majorité a déjà fait les premiers pas. Cela va plus loin que vous ne le pensez. 

Qui ou quoi offre des services numériques ?

Les grands organismes nationaux participent même à la transition en plaçant des messages uniquement dans la boîte de messages. La boîte à messages est une plateforme numérique pour le gouvernement, les institutions et les municipalités. Mais même remplir un bulletin de versement n'est plus nécessaire. Vous pouvez simplement le faire à partir de votre téléphone portable ou de votre ordinateur via la banque en ligne. De plus en plus d'institutions passent du papier au numérique. De nombreux questionnaires et remboursements des assureurs maladie peuvent être consultés en ligne. C'est un excellent moyen d'économiser de l'énergie et du papier.

La documentation numérique

De nombreuses entreprises vous offrent désormais la possibilité de consulter vos documents sous forme numérique. Mais vous pouvez aussi les imprimer ou les signer numériquement. Ils sont donc eux aussi passés du papier au numérique. Il existe différents types de logiciels disponibles pour les entreprises. Ils vous permettent d'enregistrer des informations sensibles telles que des transactions ou des données personnelles de manière sécurisée. Ils peuvent également créer des archives numériques où les clients peuvent retrouver les contrats ou les factures signés.

Le passage du papier au numérique pour les entreprises

Vous souhaitez que tous les aspects de votre activité soient organisés de manière aussi sûre et efficace que possible. Mais bien sûr, vous souhaitez également que vos fichiers soient sécurisés, afin que tout le monde ne puisse pas y accéder. Un exemple de cela est la numérisation vers le cloud et la sécurisation par un mot de passe. Mais il existe également de plus en plus de systèmes CRM qui prennent en charge cette fonction. Si tout est entièrement configuré, vous pouvez informer vos clients et commencer à leur envoyer des codes de connexion. Vous pouvez également demander à vos clients s'ils souhaitent recevoir uniquement du courrier numérique à l'avenir. Cela permet bien sûr de préserver l'environnement. Passer du papier au numérique est un choix durable.

Qu'est-ce que la numérisation et comment s'y prendre ?

Lorsque vous êtes prêt à passer du papier au numérique, il est important de savoir ce qui suit. Par exemple, la numérisation désigne le passage du papier au numérique. C'est le premier pas vers un meilleur environnement et une communication plus rapide avec vos clients. Mais comme de plus en plus de clients veulent utiliser ce service, vous ne pouvez plus rester en arrière. La transformation numérique va encore plus loin. Dans le cadre de ce processus, vous examinez également la manière dont vous configurez le cloud ou le logiciel de la manière la plus efficace possible pour le client et l'employé. Vous voulez aider le client le plus rapidement possible, mais l'employé doit également être capable de trouver la solution rapidement.

Questionnaires numériques

Même les questionnaires des médecins ou des institutions sont passés du papier au numérique. Il existe également de plus en plus de logiciels intelligents qui vous permettent de les remplir numériquement, par exemple. Mais certaines imprimantes ou scanners disposent également d'un logiciel d'OCR intelligent. Avec ce logiciel, ils reconnaissent le nombre de réponses ou ce que sont les réponses. Ils convertissent ensuite ce chiffre en un nombre ou une valeur. Vous pouvez également vérifier les signatures avec ce logiciel. Cependant, il s'agit d'un processus créatif. Réfléchissez donc bien aux données dont vous avez besoin et à la manière dont vous voulez organiser les réponses. L'autre avantage de la numérisation est l'environnement avec lequel vous économisez beaucoup d'énergie et de papier. C'est pourquoi cette option est également considérée comme un choix durable.