De overgang van papier naar digitaal

We leven in een steeds meer digitaliserende tijd. Er word dus ook veel van papier naar digitaal omgezet. De dossiers bij de dokter maar ook de krant verschijnt steeds meer digitaal. En wat dacht je van het tekenen van brieven? Veel instanties vermelden een email adres waar je het getekend naar toe kun sturen. Dit is vele malen sneller als de ouderwetse postduif! Toch is er bij de oudere mens nog veel weerstand voor het digitaliseren van gegevens. Zo willen zij vaak gewoon met de post of met een acceptgiro betalen i.p.v. via internetbankieren. Maar ook niets leest zo prettig als de papieren krant.

Hoe ga je van papier naar digitaal?

Als je wilt beginnen met het omschakelen van papier naar digitaal dan moet je allereerst zorgen dat alles digitaal beschikbaar is. Dit doe je door bijvoorbeeld papieren uit je map in te scannen via de computer. Deze kun je vandaag de dag ook in de cloud zetten. Dat scheelt weer aan opslag ruimte op de computer. Maar daarnaast scheelt het ook planken in je kast. Daardoor kan je dus weer meer andere spullen kwijt. De meningen zijn verdeel over van papier naar digitaal maar het merendeel heeft de eerste stappen al gezet. Het gaat verder als dat je waarschijnlijk doet vermoeden. 

Wie of wat bieden digitale diensten aan?

Grote landelijke instanties doen zelfs mee met de transitie door berichten enkel in de berichtenbox te zetten. De berichtenbox is een digitaal platform van overheid, instanties en gemeenten. Maar ook het invullen van een acceptgiro is niet meer nodig. Dit doe je eenvoudig vanaf je mobiel of computer via internetbankieren. Steeds meer instanties gaan van papier naar digitaal. Zo kun je ook veel vragenlijsten of de vergoeding van je zorgverzekeraar online bekijken. Dit is een grote energie en papier besparing.

De digitale documentatie

Veel bedrijven geven je voortaan de gelegenheid om digitaal je documenten te bekijken. Maar ook kun je ze printen of digitaal tekenen. Ook zij zijn dus van papier naar digitaal gegaan. Er zijn verschillende soorten software beschikbaar voor bedrijven. Hiermee leg je gevoelige informatie zoals transacties of persoonlijke gegevens op een veilige manier vast. Daarnaast kunnen ze ook een digitaal archief aanleggen waar klanten getekende contracten of nota’s in kunnen vinden.

De overstap van papier naar digitaal voor bedrijven

Je wil dat alle bedrijfsaspecten zo veilig en efficiënt mogelijk zijn ingedeeld. Maar natuurlijk ook dat de bestanden veilig staan zodat niet iedereen ze zomaar in kan zien. Een voorbeeld hiervan is het inscannen naar de cloud en het beveiligen met het wachtwoord. Maar ook zijn er steeds meer CRM systemen die deze functie ondersteunen. Als alles volledig ingericht is kan je klanten op de hoogte brengen hiervan en inlog codes gaan versturen. Ook kun je vragen of de klanten in de toekomst alleen digitale post willen ontvangen. Dit scheelt natuurlijk ook voor het milieu. Een overstap van papier naar digitaal is een duurzame keuze.

Wat is digitaliseren en hoe doe je dit ?

Wanneer je klaar bent voor de transformatie van papier naar digitaal is het belangrijk om het volgende te weten. Zo staat digitalisering voor de overgang van papier naar digitaal. Het is de eerste stap naar een beter milieu en sneller communicatie met je klanten. Maar ook steeds meer klanten willen deze service gebruiken daarom kun je niet meer achterblijven. Digitale transformering gaat net een stapje verder. Met dit proces kijk je ook naar hoe je de cloud of software zo efficiënt mogelijk voor klant en medewerker inricht. Je wil de klant zo snel mogelijk helpen maar daarvoor moet de medewerker het ook snel kunnen vinden.

Digitale vragenlijsten

Zelfs vragenlijsten van doctoren of instellingen zijn van papier naar digitaal gegaan. Er is ook steeds meer slimme software waarmee je dit bijvoorbeeld al digitaal kunt invullen. Maar ook beschikken sommige printers of scanners over slimme OCR software. Hiermee herkennen ze het aantal antwoorden of wat de antwoorden zijn. Dit zetten ze dan vervolgens om in een getal of waarde. Ook kun je handtekening controleren met deze software. Echter is het wel een creatief proces dus denk goed na over welke gegevens je nodig hebt en hoe je de antwoorden wil rangschikken. Het andere voordeel van digitalisering is het milieu waarmee je veel bespaart op energie en papier. Daarom word dit ook als een duurzame keuze gezien.