Der Übergang von Papier zu digital

Wir leben in einem zunehmend digitalen Zeitalter. Vieles wird von Papier auf digital übertragen. Die Akten beim Arzt, aber auch die Zeitung erscheinen mehr und mehr digital. Und was ist mit dem Unterschreiben von Briefen? Viele Institutionen bieten eine E-Mail-Adresse an, an die Sie das unterschriebene Dokument senden können. Das ist viel schneller als die altmodische Brieftaube! Dennoch gibt es bei älteren Menschen noch viel Widerstand gegen die Digitalisierung von Daten. Sie wollen oft per Post oder mit einem Überweisungsbeleg bezahlen, anstatt per Internet-Banking. Aber nichts liest sich so angenehm wie eine Papierzeitung.

Wie geht man von Papier zu digital über?

Wenn Sie mit der Umstellung von Papier auf digital beginnen wollen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass alles digital verfügbar ist. Dies können Sie z. B. durch Einscannen von Papieren aus Ihrem Ordner in den Computer erreichen. Heutzutage können Sie diese auch in der Cloud ablegen. Dies spart Speicherplatz auf dem Computer. Aber es spart auch Regale in Ihrem Kleiderschrank. So können Sie mehr von Ihren Sachen unterbringen. Die Meinungen über den Wechsel von Papier zu digital sind geteilt, aber die Mehrheit hat bereits die ersten Schritte unternommen. Es geht weiter, als Sie wahrscheinlich vermuten. 

Wer oder was bietet digitale Dienste an?

Große nationale Stellen beteiligen sich sogar an der Umstellung, indem sie Nachrichten nur in der Nachrichtenbox platzieren. Die Messagebox ist eine digitale Plattform für die Regierung, Institutionen und Gemeinden. Aber auch das Ausfüllen eines Einzahlungsscheins ist nicht mehr notwendig. Sie können dies einfach von Ihrem Mobiltelefon oder Computer aus über das Internet-Banking tun. Immer mehr Institutionen stellen von Papier auf digital um. Viele Fragebögen und Erstattungen der Krankenkassen können online eingesehen werden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Energie und Papier zu sparen.

Die digitale Dokumentation

Viele Unternehmen bieten Ihnen inzwischen die Möglichkeit, Ihre Dokumente digital einzusehen. Sie können sie aber auch ausdrucken oder digital signieren. Auch sie sind also von Papier auf digital umgestiegen. Es gibt verschiedene Arten von Software für Unternehmen. Sie ermöglichen es Ihnen, sensible Informationen wie Transaktionen oder persönliche Daten auf sichere Weise zu erfassen. Sie können auch ein digitales Archiv anlegen, in dem Kunden unterschriebene Verträge oder Rechnungen finden können.

Der Übergang von Papier zu digital für Unternehmen

Sie möchten, dass alle Aspekte Ihres Unternehmens so sicher und effizient wie möglich organisiert sind. Aber natürlich wollen Sie auch, dass Ihre Dateien sicher sind, so dass nicht jeder darauf zugreifen kann. Ein Beispiel dafür ist das Scannen in die Cloud und die Sicherung mit einem Passwort. Es gibt aber auch immer mehr CRM-Systeme, die diese Funktion unterstützen. Wenn alles vollständig eingerichtet ist, können Sie Ihre Kunden informieren und beginnen, ihnen Login-Codes zu schicken. Sie können Ihre Kunden auch fragen, ob sie in Zukunft nur noch digitale Post erhalten möchten. Das schont natürlich auch die Umwelt. Ein Wechsel von Papier zu digital ist eine nachhaltige Entscheidung.

Was ist Digitalisieren und wie geht man dabei vor?

Wenn Sie für die Umstellung von Papier auf digital bereit sind, ist es wichtig, Folgendes zu wissen. Zum Beispiel steht die Digitalisierung für den Übergang von Papier zu digital. Es ist der erste Schritt zu einer besseren Umgebung und schnelleren Kommunikation mit Ihren Kunden. Da aber auch immer mehr Kunden diesen Service nutzen wollen, können Sie nicht mehr zurückbleiben. Die digitale Transformation geht noch einen Schritt weiter. Bei diesem Prozess schauen Sie auch darauf, wie Sie die Cloud oder Software möglichst effizient für Kunden und Mitarbeiter einrichten. Sie wollen dem Kunden so schnell wie möglich helfen, aber der Mitarbeiter muss auch in der Lage sein, die Lösung schnell zu finden.

Digitale Fragebögen

Selbst Fragebögen von Ärzten oder Institutionen sind von Papier auf digital umgestiegen. Es gibt auch immer mehr pfiffige Software, mit der man das z.B. digital ausfüllen kann. Aber auch einige Drucker oder Scanner haben eine intelligente OCR-Software. Mit dieser Software erkennen sie die Anzahl der Antworten oder was die Antworten sind. Sie wandeln diese dann in eine Zahl oder einen Wert um. Sie können mit dieser Software auch Signaturen prüfen. Es ist jedoch ein kreativer Prozess, also überlegen Sie genau, welche Daten Sie benötigen und wie Sie die Antworten anordnen wollen. Der andere Vorteil der Digitalisierung ist die Umwelt, mit der Sie eine Menge Energie und Papier sparen. Deshalb wird dies auch als eine nachhaltige Wahl angesehen.